VÅRA KONFERENSTJÄNSTER


Projektledning

Vi erbjuder konferensservice för både små konferenser och stora internationella kongresser. Med personligt engagemang och professionellt kunnande hjälper vi Er att arrangera ett 100% lyckat möte.

Välkommen att kontakta oss!

Projektledning och samordning
Våra erfarna projektledare samordnar det praktiska och logistiska arbetet med planering och genomförande av konferensen. Vi gör projektplan och upprättar en budget.
För varje projekt utses en projektledare som är ansvarig för det projektteam som kommer att arbeta med arrangemanget. Hur stort teamet är beror på konferensens komplexitet och storlek men består alltid av minst två personer. Vår projektledare är också Er kontaktperson.

Marknadsföring
Varje Arrangemang behöver marknadsföras. Vi hjälper till att göra layout och ta fram inbjudningar, program, websidor, annonser, profilprodukter etc.

Konferenslokal
Platsen för Arrangemanget är av stor betydelse för ett lyckat arrangemang. Vi har lång erfarenhet och ett brett kontaktnät över hela världen vilket gör att vi kan hjälpa Dig att finna den rätta lokalen för just era behov.

Deltagarservice
Vi sköter all kontakt med deltagarna från anmälan t o m genomförandet. I vårt skräddarsydda IT-system registreras alla anmälningar som kommer till oss via post, fax eller Internet. Vi sköter all korrespondens med deltagaren, svarar på frågor via telefon eller e-post och tar hand om registrering och service på plats under genomförandet.

Hotellservice
Vi förhandsbokar hotellrum i varierande prisklasser och förhandlar om bästa möjliga pris för varje enskilt tillfälle. Vi tar emot hotellbokningar, fördelar hotellrum och skickar ut hotellbekräftelser till deltagarna. Vi tillhandahåller också hotellservice på plats under genomförandet.

Föredragsservice
Vi hjälper er att utforma s.k. abstractformulär och tar emot abstracts via post, e-post eller Internet. Vi registrerar, distribuerar och bekräftar insända abstracts och medverkar vid framtagningen av Abstractboken.

Ekonomiservice
Vi tar hand om fakturering och bokföring av deltagaravgifter, sponsormedel m m, hanterar och betalar leverantörsfakturor och arvoden. Vi gör månadsvis avstämningar av intäkter och kostnader under projektets gång och upprättar en slutredovisning när projektet avslutas.

Sociala aktiviteter
Det sociala programmet med middagar, underhållning, utflykter, medföljandeprogram etc. är en viktig del av konferensen. Vi vill skapa en helhet som inkluderar både den vetenskapliga, tekniska och den sociala delen av konferensen.
Tillsammans med våra samarbetspartners föreslår och producerar vi hela det sociala programmet.

Arvode
Den ena konferensen är inte den andra lik och varje arrangemang hanteras därför individuellt. Vi rekommenderar att vi inledningsvis träffas för ett förutsättningslöst möte. Därefter kan vi med utgångspunkt från den information vi fått lämna en offert på en totalentreprenad eller på delar av vårt tjänsteutbud.

Referenser
Vi har organiserat och administrerat konferenser och kongresser åt företag och organisationer i över 30 år.
Vi lämnar gärna referenser på tidigare genomförda uppdrag.

© 2010 Congrex Sweden AB
Konferenstjänster
Konferenser & kongresser